1. Gestion et suivi des espaces communaux

Contexte

Aujourd'hui, lorsqu'une salle ou un espace communal est réservé, la demande est enregistrée dans un cahier, les modifications peuvent être fastidieuses et la communication entre l'élue en charge des locations, les agents qui gèrent ces espaces et la secrétaire de Mairie n'est pas toujours aisée.

Objectif

Disposer d'un outil en ligne, pouvant notifier les différentes personnes concernées pour réserver en ligne et suivre les différentes locations facilement

Les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin

Demandes : Réceptionner les demandes de réservation des espaces communaux

Traiter : Valider les réservations et tenir un agenda pour suivre les réservations

En ligne : Permettre aux habitants de réserver des espaces en ligne

Collaborer : Garantir un accès à l'information pour toutes les personnes concernées

La solution gratuite Framagenda est actuellement mise en œuvre par le conseiller numérique.

IL est proposé de retenir cette solution dans un premier temps

2. Relever les compteurs

Contexte

L'expression de ce besoin vient d'un agent technique qui relève régulièrement les compteurs de la collectivité. Ce relevé se fait manuellement, les données étant notées dans un cahier puis reportées informatiquement ensuite.

Objectif

L'objectif serait de pouvoir trouver une solution permettant à l'agent de n'avoir à relever puis saisir qu'une seule fois les données.

Solution préconisée

Pour ce besoin, investir dans un outil dédié ne semble pas être la solution la plus pertinente. En revanche, si d'autres besoin de travail en mobilité devaient être identifiés, il pourrait être intéressant d'étudier des solutions comme Si'Lab par exemple. En l'état, un tableur rempli depuis un smartphone ou une tablette pourrait être la solution la plus efficace.

Les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin

Saisie : Pouvoir saisir des données depuis différents supports

Mutualiser : Ne pas saisir plusieurs fois  une information et la valoriser sur différents supports

Valoriser : Pouvoir intégrer les données relever sur différents supports et les valoriser

SiLab

Description

SiLab est un outil développer et déployer par Grand Poitiers afin de permettre aux agents·e·s de réaliser un reporting en direct sur leur téléphone mais également d'avoir accès à un catalogue de services et d'informations. ainsi que l'accès à une liste d'informations afférentes.

SiLab permet également de suivre en direct l'avancée des tâches et des projets.

Il est proposé de retenir la solution Silab développée par Grands Poitiers

3. Partage de documents et travail collaboratif

Contexte

Les échanges avec les agent·e·s et les élus de la collectivité ont permis de comprendre que si aujourd'hui la majorité des démarches et des documents sont dématérialisés, il existe encore des besoins de collaboration et de partage en ligne.

Objectif

L'objectif serait de pouvoir identifier une solution de type "drive" permettant de partager des documents, de collaborer en ligne et de pouvoir suivre des modifications.

Les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin

Stockage : Pouvoir enregistrer et partager des fichiers en ligne

Collaborer : Pouvoir collaborer en ligne, suivre des modifications et des évolutions.

Multi-support : Pouvoir accéder aux documents depuis n'importe où

Rôles : Pouvoir définir différents rôles et autorisations  en fonction des types d'utilisateurs

Il est proposé de continuer d’exploiter la GED mise en place depuis 4 années et d’attendre la parution en 2023 de solution NextCloud

4. Formation & développement de l'EPN

Si l'utilité, la nécessité et la pertinence de l'EPN et de ses partenariats n'est pas à prouver, les échanges avec les différentes personnes rencontrées font émerger la nécessité de diversifier le public, de l'élargir et de le faire croître.

Objectif

L'objectif serait donc de pouvoir toucher un public plus large, à travers des animations, des ateliers et des services nouveaux. Cela permettrait également de répondre à des besoins identifier par Alain Izopet comme celui de la fabrication et des professionnels à travers l'impression 3D par exemple.

Ici, pas de solution digitale à proposer mais la mise en exergue d'idées proposées par les uns, les unes et les autres afin de moins être dans le "cours individuel" et plus dans la proposition de moments collectifs permettant de faire connaître l'EPN au sein et en dehors de la commune.

Idées de développement :

Une meilleure identification visuelle du lieu : il apparaît souvent qu'un lieu semble identifié mais qu'une signalétique plus importante, des visuels plus impactant permettent d'attirer un public plus important, différent.

Des animations qui attirent les curieux et les curieuses : de nombreuses idées ont été évoquées par les agents et les élus lors de nos échanges, il apparait que des ateliers autour du numérique pourrait attirer un public large au sein et en dehors de la commune, permettant ainsi d'enclencher une dynamique tout au long de l'année.

Des ateliers collectifs pour répondre aux besoins des habitant·e·s : la problématique des cartes d'identité, de la création d'identifiants France Connect, etc. sont connues et vécues au quotidien. Organiser de nouvelles formations et de nouveaux ateliers collectifs permettait là encore d'attirer de nouveaux usagers de l'EPN.

5. Mettre en œuvre le P@ss’ PORTS-sur-Vienne du numérique

Contexte

L’accompagnement des habitants à l’usage du numérique reste la priorité,

Le déploiement de la fibre est à la fois le prétexte et le moteur.

Objectif

Le document vise tout citoyen de 6 à 100 ans et plus

Solution préconisée

Un document personnalisé qui permet

l'évaluation individuelle des capacités à utiliser les outils du numérique

de mettre en place une formation adaptée pour assurer l'accès de tous aux usages du numérique.

de valider les acquis

accéder à des services

Les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin

Évaluer : Une évaluation des compétences est proposée, sous forme ludique à chaque personne

Former : Une formation personnalisée est construite en fonction des besoins et/ou des usages

Il est proposé de mettre en œuvre le programme dès l’achèvement du déploiement de la fibre

6. Ouvrir l’Open data des données communales

Contexte

Le partage de la donnée est prioritaire pour à la fois saisir les enjeux et comprendre les critères des politiques publiques.

Objectif

Les Open Data, ou données ouvertes, sont des données auxquelles l’accès est totalement public et libre de droit, au même titre que l’exploitation et la réutilisation. Ces données offrent de nombreuses opportunités pour étendre le savoir humain et créer de nouveaux produits et services de qualité

Solution préconisée

Initier une démarche concrète pour le partage des données communales

Les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin

Recenser : Toutes les données communales

Former : Mettre en ligne, dans des dispositifs sécurisés les données communales

Il est proposé de mettre en œuvre la démarche concrète pour partager les données communales

A l’unanimité des membres présents, le conseil municipal approuve les solutions proposées pour chacun des 6 programmes relatifs à l’usage du numérique